Credit Photo keepcalm-o-matic
1.
PENGURUSAN SURAT MASUK
a) Menguruskan
dan merekodkan semua fail/ dokumen masuk/ keluar kemudian membuat salinan
kepada Pengarah (jika perlu) kemudian mengedarkan kepada pegawai-pegawai yang
memerlukan tindakan segera.
b) Mengambil
tindakan ke atas surat/ dokumen/ emel yang telah diambil tindakan/ minit
Pengarah supaya diedarkan kepada pegawai
berkaitan untuk tindakan selanjutnya.
c) Menguruskan
penghantaran faks keluar dan penerimaan faks serta merekodkannya.
d) Membuat
pengkelasan surat/ dokumen mengikut kategori (terbuka/ sulit/ rahsia).
Mengawasi pergerakan fail-fail sulit serta memastikan isi kandungannya terjamin
rahsia dan semua surat atau dokumen sulit disimpan dengan teliti dan rapi.
e) Menguruskan
dan menyelaraskan fail terperingkat Sulit dan Personel.
f) Menyediakan
dan menaip surat, dokumen, draf dokumen dan menjawab surat-surat seperti yang
dikehendaki Pengarah.
g) Menguruskan
surat-surat yang memerlukan tandatangan Pengarah dan meletakkannya dalam fail
tandatangan untuk tindakan selanjutnya.
h) Mencari,
mengumpul dan mengemaskini data dan maklumat.
i) Menyemak
dan membuat pembetulan draf dokumen sebelum diserahkan kepada Pengarah
2.
PENGURUSAN MESYUARAT
a) Menetapkan segala temu
janji, mesyuarat, seminar, kursus dan sebarang program yang melibatkan
Pengarah.
b) Memperingatkan Pengarah mengenai
Mesyuarat dan jadual yang berlangsung setiap hari.
c) Menjaga diari, merancang
dan mengawal selia jadual kerja Pengarah seperti menyelaraskan mesyuarat, temu
janji, urusan perjalanan, mengikut kepentingan supaya semua aktiviti yang
dijadualkan dapat berjalan dengan lancar tanpa sebarang pertindihan.
d) Membuat persediaan bagi
semua mesyuarat/ naziran yang melibatkan Pengarah dengan memberitahu
pegawai-pegawai yang terlibat dan memastikan segala keperluan bagi mesyuarat/
naziran tersebut seperti kemudahan bilik, peralatan mesyuarat, kenderaan dan
lain-lain telah ditempah dan diuruskan dengan lebih awal.
e) Menyemak aturan kerja/
folder mesyuarat dan menyediakan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk
panduan Pengarah
3.
PENTADBIRAN PEJABAT
a) Menguruskan rekod dan
maklumat.
b) Membantu dan menguruskan
operasi kerja harian seperti pelupusan dokumen dan membuat kerja-kerja
fotostat.
c) Menguruskan maklumat Pengarah
melalui HRMIS.
d) Memastikan keselamatan
pejabat dan harta benda.
4.
KEWANGAN
a) Menguruskan bil dan
tuntutan seperti menaip borang-borang tuntutan perjalanan, permohonan
pendahuluan diri, bil rawatan perubatan dan bil telefon bimbit.
5.
PERHUBUNGAN AWAM
a) Menyedia, menyimpan,
memberi penerangan maklumat korporat dan khidmat nasihat umum kepada pelanggan.
b) Mengendalikan segala
panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan telefon
pelanggan, menangani segala pertanyaan dan pesanan dengan baik.
c) Mengambil dan menyampaikan
pesanan kepada Pengarah serta mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh
Pengarah daripada Pegawai-pegawai atau pihak berkaitan.
d) Memahami etiket dan
protokol serta bertindak sebagai pegawai perhubungan semasa kehadiran tetamu
kehormat di pejabat Pengarah.
e) Melayan semua tetamu,
pelanggan dan rakan kerja Pengarah yang datang berurusan di pejabat Pengarah
walaupun tanpa temu janji.
6.
TUGAS LAIN
a)
Menguruskan sistem
telefon dan faks pejabat.
b)
Mengemaskini direktori
Jabatan.
c)
Menguruskan sistem fail
Jabatan. Memasukkan surat-surat yang perlu difailkan ke dalam fail terbuka dan
sulit.
d)
Menjalankan tugas-tugas
lain seperti yang diarahkan dari masa ke masa.
e)
Memberikan khidmat
sokongan dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan.
f)
Bertanggungjawab memastikan
SKT dan LNPT Pengarah diisi mengikut tempoh masa yang diberikan oleh Unit Sumber
Manusia.
g)
Bertanggungjawab menjawab
soalan-soalan yang dikemukakan oleh orang awam melalui emel atau surat.
h)
Bertanggungjawab ke atas
Pengurusan Aduan Jabatan.
i)
Bertanggungjawab ke atas
Pengurusan Perkara Terperingkat Jabatan seperti urusan tatatertib dan lain-lain
yang terperingkat.
j)
Bertanggungjawab mengurus
setia dan mencatit mesyuarat :
-
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
dan Pembangunan (JKPP)
-
Mesyuarat Jawatankuasa Tadbir Urus (JITU)
-
Mesyuarat Majlis Bersama
Jabatan (MBJ)
-
Mesyuarat Pengurusan
4 comments
Salam mnte share ye ....terima kasih
ReplyDeleteAssalamualaikum, saya bakal menghadiri temuduga jawatan ini 18 april nanti dan saya langsung tidak tahu nak buat apa sebab ni first time saya interview kerja, kalau boleh tolong post tips interview untuk jawatan ni boleh? saya harap admin boleh tolong post.
ReplyDeletetugas2 pembantu setiausaha pejabat & setiausaha sama ja ka?
ReplyDeleteterima kasih banyak awak!
ReplyDelete