Senarai Tugas Pembantu Setiausaha Pejabat N19 / Setiausaha Pejabat Gred N29

5:12 PM

Credit Photo keepcalm-o-matic


1.            PENGURUSAN SURAT MASUK
                  
a)         Menguruskan dan merekodkan semua fail/ dokumen masuk/ keluar kemudian membuat salinan kepada Pengarah (jika perlu) kemudian mengedarkan kepada pegawai-pegawai yang memerlukan tindakan segera.

b)         Mengambil tindakan ke atas surat/ dokumen/ emel yang telah diambil tindakan/ minit Pengarah  supaya diedarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan selanjutnya.

c)         Menguruskan penghantaran faks keluar dan penerimaan faks serta merekodkannya.

d)         Membuat pengkelasan surat/ dokumen mengikut kategori (terbuka/ sulit/ rahsia). Mengawasi pergerakan fail-fail sulit serta memastikan isi kandungannya terjamin rahsia dan semua surat atau dokumen sulit disimpan dengan teliti dan rapi.

e)         Menguruskan dan menyelaraskan fail terperingkat Sulit dan Personel.

f)          Menyediakan dan menaip surat, dokumen, draf dokumen dan menjawab surat-surat seperti yang dikehendaki Pengarah.

g)         Menguruskan surat-surat yang memerlukan tandatangan Pengarah dan meletakkannya dalam fail tandatangan untuk tindakan selanjutnya.

h)        Mencari, mengumpul dan mengemaskini data dan maklumat.

i)          Menyemak dan membuat pembetulan draf dokumen sebelum diserahkan kepada Pengarah

2.            PENGURUSAN MESYUARAT

a)         Menetapkan segala temu janji, mesyuarat, seminar, kursus dan sebarang program yang melibatkan Pengarah.

b)         Memperingatkan Pengarah mengenai Mesyuarat dan jadual yang berlangsung setiap hari.

c)         Menjaga diari, merancang dan mengawal selia jadual kerja Pengarah seperti menyelaraskan mesyuarat, temu janji, urusan perjalanan, mengikut kepentingan supaya semua aktiviti yang dijadualkan dapat berjalan dengan lancar tanpa sebarang pertindihan.

d)         Membuat persediaan bagi semua mesyuarat/ naziran yang melibatkan Pengarah dengan memberitahu pegawai-pegawai yang terlibat dan memastikan segala keperluan bagi mesyuarat/ naziran tersebut seperti kemudahan bilik, peralatan mesyuarat, kenderaan dan lain-lain telah ditempah dan diuruskan dengan lebih awal.

e)         Menyemak aturan kerja/ folder mesyuarat dan menyediakan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk panduan Pengarah

3.            PENTADBIRAN PEJABAT

a)         Menguruskan rekod dan maklumat.

b)         Membantu dan menguruskan operasi kerja harian seperti pelupusan dokumen dan membuat kerja-kerja fotostat.

c)         Menguruskan maklumat Pengarah melalui HRMIS.

d)         Memastikan keselamatan pejabat dan harta benda.

4.            KEWANGAN

a)         Menguruskan bil dan tuntutan seperti menaip borang-borang tuntutan perjalanan, permohonan pendahuluan diri, bil rawatan perubatan dan bil telefon bimbit.

5.            PERHUBUNGAN AWAM

a)         Menyedia, menyimpan, memberi penerangan maklumat korporat dan khidmat nasihat umum kepada pelanggan.

b)         Mengendalikan segala panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan telefon pelanggan, menangani segala pertanyaan dan pesanan dengan baik.

c)         Mengambil dan menyampaikan pesanan kepada Pengarah serta mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh Pengarah daripada Pegawai-pegawai atau pihak berkaitan.

d)         Memahami etiket dan protokol serta bertindak sebagai pegawai perhubungan semasa kehadiran tetamu kehormat di pejabat Pengarah.

e)         Melayan semua tetamu, pelanggan dan rakan kerja Pengarah yang datang berurusan di pejabat Pengarah walaupun tanpa temu janji.

6.            TUGAS LAIN

a)            Menguruskan sistem telefon dan faks pejabat.

b)            Mengemaskini direktori Jabatan.

c)            Menguruskan sistem fail Jabatan. Memasukkan surat-surat yang perlu difailkan ke dalam fail terbuka dan sulit.

d)            Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke masa.

e)            Memberikan khidmat sokongan dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan.

f)             Bertanggungjawab memastikan SKT dan LNPT Pengarah diisi mengikut tempoh masa yang diberikan oleh Unit Sumber Manusia.

g)            Bertanggungjawab menjawab soalan-soalan yang dikemukakan oleh orang awam melalui emel atau surat.

h)           Bertanggungjawab ke atas Pengurusan Aduan Jabatan.

i)             Bertanggungjawab ke atas Pengurusan Perkara Terperingkat Jabatan seperti urusan tatatertib dan lain-lain yang terperingkat.

j)              Bertanggungjawab mengurus setia dan mencatit mesyuarat :

-       Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pembangunan (JKPP)
-       Mesyuarat Jawatankuasa Tadbir Urus (JITU)
-       Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ)
-       Mesyuarat Pengurusan

You Might Also Like

0 comments

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

Like Us On Facebook